Ein internationales Projekt bringt sowohl Herausforderungen als auch Abwechslung. Es bietet die Chance, neue Aufgabenbereiche zu entdecken und zu meistern. Ich (Marco) bin aktuell ein Teil einer solchen Zusammenarbeit. Dabei darf ich mich innerhalb des Vereins um zahlreiche Aufgaben kümmern. Dieser Beitrag über mein interkontinentales Projekt wurde anhand meiner bisher gesammelten Erfahrungen verfasst.


Was macht eigentlich so ein internationales Projekt aus?
Der in diesem Beitrag erwähnte Verein ist kein üblicher, wie man vielleicht denken könnte. Es ist also kein Sport- oder Mannschaftsverein. Es ist ein Zusammenschluss von Firmen der Industrie-Branche. Sie wollen eine gemeinsame Aufgabe meistern. An diesem globalen Vorhaben beteiligen sich Personen bzw. Unternehmen verschiedener Länder, um gemeinsam ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sie arbeiten eng zusammen, um eine Lösung zu finden. Besonders bei solchen Aktionen gilt: Zusammenarbeit und Absprache sind das A und O.


Die Herausforderungen
Dieser interkulturelle Austausch birgt natürlich gewisse Herausforderungen. Eine wichtige Rolle spielt die Zeitverschiebung. Denn je nachdem, wo sich die anderen Beteiligten des Vereins befinden, kann es zu peinlichen Meeting-Absprachen und E-Mails kommen. Sei es die Beachtung der Verabschiedung oder Erstellung von zeitlich festgelegten Online-Meetings. „Have a nice evening“ ist in der Anschrift eher unpassend, wenn sich die Person eines anderen Landes aufgrund der Zeitverschiebung gerade erst aus dem Bett bewegt. Auch ein Online-Meeting um 13 Uhr ist bei mir in Deutschland etwas schwierig, während in einem anderen Land bereits die Nacht eingebrochen ist.

Ein anderes sehr wichtiges Thema ist die Mehrsprachigkeit. Dies kann zu Schwierigkeiten bei der Verständigung führen. Ein Glück, dass sich Englisch als Weltsprache etabliert hat und somit die meist gesprochene Sprache der Welt ist. Dies ist auch die Hauptsprache innerhalb des Vereins, sowohl im Mailverkehr als auch in persönlichen Gesprächen.

Eine weitere mögliche Herausforderung besteht darin, die Absprachen über viele Länder und Orte hinweg zu koordinieren. Dies kann zu erheblichen Verzögerungen in bestimmten Prozesse führen. Viele Mitglieder sind sehr beschäftigt, sodass bis zur gewünschten Rückmeldung einige Tage oder Wochen vergehen können. In den meisten Fällen genügt ein kurzer Anruf oder eine kleine Erinnerungsmail. Ansonsten hilft nur … warten oder ein spontanes vorbeifliegen 😉

Außerdem spielen die Urlaubszeiten eine wichtige Rolle. Da man nicht die Urlaubstage von allen Mitgliedern auf den Kontinenten verteilt kennen kann, passieren es auch, dass man auf die versendete E-Mail zur gewünschten Rückmeldung eine Abwesenheitsnotiz erhält. Hier heißt es auch erstmal warten. Wenn diese Herausforderungen gemeistert sind, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Der große Vorteil
Jetzt erstmal genug mit den Herausforderungen. Ein internationales Projekt bietet auch viele Vorteile. Um den Rahmen dieses Beitrags jedoch nicht zu sprengen, werde ich hier auf den wohl wichtigsten Punkt überhaupt eingehen. Dieser ist der gemeinsame Dialog. Durch das Zusammenkommen der Mitglieder aus verschiedenen Länder lassen sich viele Erfahrungen austauschen. Dieses breite Spektrum an kompetenten Vereinsmitgliedern bietet Raum für einen optimalen fachlichen Austausch. In diesem Zusammenhang wird auch gerne der Begriff „pre-competitive“ Gebrauch gemacht. Damit ist nicht etwa der Vorwettbewerb gemeint. Es handelt sich dabei um eine Zusammenarbeit, an der sich mehrere Unternehmen derselben Branche beteiligen. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass diese keinen Einfluss auf den direkten Wettbewerb haben darf. Der hier erwähnte Verein tauscht sich somit nicht über Produkteigenschaften und ähnlich sensible Daten aus. Es handelt sich lediglich um den Austausch von projektrelevanten Informationen im Sinne des gemeinsamen Ziels.

Der Austausch zwischen so vielen Personen auf der ganzen Welt verteilt.
Eine Frage, die sich hier stellt: „Wie kommuniziert man bei einer so großen Gruppe an Leuten am besten?“ Der Verein hat hierfür eine Lösung gefunden – Die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen. Dadurch können die einzelnen Fachgebiete optimal voneinander getrennt werden und jedes Mitglied hat die Möglichkeit, sich seinem Tätigkeitsfeld zu widmen, was für dieses vorteilhaft ist.
Die Hauptplattform für den Austausch ist Microsoft Teams und ergänzt sich mit den Kommunikationswegen E-Mail und Telefon. Die Kommunikation erfolgt am häufigsten per E-Mail, da diese Methode die bequemste Möglichkeit bietet, mehrere Mitglieder gleichzeitig zu kontaktieren und somit sämtliche Vereinbarungen abrufbar zu halten.

Die meisten Mitglieder kennen mich durch den gemeinsamen E-Mail-Kontakt. Das liegt daran, dass ich einer bestimmten Arbeitsgruppe im Verein angehöre. Der Gruppe „Kommunikation und Bildung“. Diese hat sich zum Ziel gesetzt, die Ergebnisse und Fortschritte der anderen Arbeitsgruppen zu kommunizieren und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. In der folgenden Auflistung findet ihr einen kurzen Überblick über meine bisherigen Aufgabenbereichen für den Verein.

Auszug der Aufgabenbereiche:
– Teams-Schulung auf Englisch vorbereiten und halten
– Technischer Support (Microsoft Teams)
– Anforderung von Daten bei den Mitgliedern
– Überarbeitung der Website (Inhalte, Elemente, SEO, …)
– Umzug des E-Mail-Providers
– Ablaufentwürfe entwickeln (Eintritt und Austritt von Mitgliedern)
– Planung eines Werbevideos (Kosten anfragen und Inhalte überlegen)
– Aktualisierung/Anpassung von Dokumenten
– Uvm.

Um euch einen tieferen Einblick in die Aufgaben zu gewähren wird nun ein kurzer Überblick über einige der unten aufgeführten Aufgaben gegeben.

Die englische Teams-Schulung
Der Verein verwendet Microsoft Teams als Hauptplattform für die Kommunikation. Um den Mitgliedern die Besonderheiten des Verein-Teams-Kanals zu verdeutlichen, durfte ich bereits bei meinem Einstieg in das Projekt, eine Online-Schulung auf Englisch abhalten. An dieser Stelle möchte ich meiner Kollegin/Sitznachbarin danken, die oft auf ihre Musik verzichtet, um mir Telefonate und Online-Konferenzen zu ermöglichen 😉 Aufgrund der Bedeutung dieser Schulung stellten Absprache und Inhaltsbestimmung zentrale Aspekte dar. Darüber hinaus wurde die Schulung aufgezeichnet, um sie neuen Mitgliedern zugänglich zu machen. Aufgezeichnete Schulungen erhöhen meist den Druck auf den Präsentierenden, da dieser seine Wortwahl höchst überlegt wählen muss. Doch durch gute Vorbereitung gelang es mir eine für die Mitglieder informative und wertvolle Schulung zu halten. Diese wurde im Anschluss mithilfe von Adobe After Effects geschnitten und den Teilnehmern der Schulung zur Verfügung gestellt. Sicher abgelegt ist diese Schulung auch für Neumitglieder sehr interessant, um einen schnellen Überblick über die Teams-Struktur innerhalb des Vereins zu erhalten.

Der technische Support
Ein weiteres Aufgabenfeld von mir ist der technische Support. Dies betrifft vor allem den Bereich Microsoft Teams und die anderen Microsoft-Anwendungen. Hierbei geht es um Punkte wie: Login-Probleme der Mitglieder, die Einrichtung der E-Mail-Bereiche unter Outlook und viele weitere Punkte. Unter Absprache mit einem weiteren Mitglied des Bereichs „Kommunikation und Bildung“ und einem externen Dienstleister gelang es, den E-Mail-Providerwechsel zu Microsoft vorzunehmen und damit die Türen für eine bessere Zusammenarbeit innerhalb der Microsoft-Systeme für den Verein zu öffnen.

Die Datenanforderung
Bei einem Verein dieser Größe benötigt man von deren Mitgliedern verschiedenste Freigaben und Informationen. Ich kümmere mich um die Einholung von Logodaten, Freigaben, Kontaktdaten und weiteren Informationen.

Die Überarbeitung der Website
Die Website des Vereins wurde mithilfe von mir komplett redesigned. Gemeinsam mit einem Team-Mitglied, einem diplomierten Wirtschaftsinformatiker und einem externen Mediengestalter kümmerte ich mich um die Umsetzung einer moderneren und inhaltlich optimierten Website. Hierbei war die anfängliche Herausforderung sich in ein neues CMS-System einzuarbeiten, was jedoch keinerlei Probleme darstellte. Die inhaltliche Überarbeitung war dabei eine der größten Bereiche des Redesigns. Ein Kollege bezeichnete mich hierbei als „Inhaltsmaster“, denn ich durfte die Website inhaltlich optimieren und aus den vorhandenen Dokumenten und Unterlagen Inhalte für die Vereinswebsite entwickeln. Im Bereich SEO und in enger Zusammenarbeit mit einem externen diplomierten Wirtschaftsinformatiker wird die Website bis zum Feinschliff optimiert. Hierbei werden ausschließlich Methoden aus dem Bereich White Hat SEO verwendet. Dies ist sozusagen der „saubere Weg“ der Suchmaschinenoptimierung. Deren Maßnahmen wirken nachhaltig auf die Positionierung der Website innerhalb der organischen Suchergebnisse. Beispiele hierfür sind das Pflegen von Alt-Tags und die Optimierung der Meta-Description. Um die Website auch außerhalb des eigenen Wirkungsbereichs (Offpage) zu optimieren, bat ich die einzelnen Mitglieder um eine Anpassung derer Verlinkungen (Backlinks) und Newsartikel. Zudem durfte bzw. darf ich stets neue sinnvolle Inhalte mit in die Website einbringen. Hierzu gehörten u.a. eine personalisierte 404-Fehlerseite, ein Glossar und der FAQ-Bereich. Auch eine deutschsprachige Website soll bald folgen.

Die Ablaufentwicklung
Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten, sind festgelegte Abläufe nötig. Die Entwicklung von Ablaufentwürfen für den Eintritt und den Austritt von Mitgliedern gehörte ebenfalls zu meinen Aufgabengebieten. Diese durfte ich meinen Teamkollegen entsprechend präsentieren. Hierbei war es besonders wichtig, auch strukturiert und logisch arbeiten zu können, um keine wichtigen Schritte oder Details auszulassen. Anhand eines Neumitglieds konnte der entwickelte Prozess auch direkt überprüft und an feinen Stellschrauben noch optimiert werden.

Die Planung eines Werbevideos
Ich durfte mir eine Handlung und Inhalte für ein mögliches Werbevideo des Vereins ausdenken. Auch die Recherche nach Kosten und die erste Kontaktierung von Schauspielagenturen gehörten hierbei zu meinen Aufgabenbereichen. Gemeinsam mit meinem Kollegen wurde ein erster Entwurf entwickelt, um diesen den weiteren Team-Mmitgliedern vorzustellen.

Die Aktualisierung/Anpassung von Dokumenten
In dem Bereich „Kommunikation und Bildung“ kommt es auch immer wieder Mal zu Änderungen innerhalb von Dokumenten, welche vor allem auf der Website veröffentlicht werden. Ein Beispiel hierfür ist das überarbeitete Whitepaper. Hierbei handelt es sich um eine PDF-Datei, welche hochwertige Informationen zu der Thematik des Vereins beinhaltet. Diese wurden ebenfalls überarbeitet bzw. aktualisiert und veröffentlicht. Für diese inhaltlichen Anpassungen standen mir natürlich die Arbeitsgruppenleiter und meine Arbeitsgruppe bei Rückfragen zur Verfügung. Ein Beispiel aus dem Nicht-Website-Bereich, ist die Pflege der Mitgliederdaten, welche von dem gesamten Team des Bereichs einsehbar ist. Diese gilt es natürlich immer aktuell zu halten, um die Ansprechpartner/innen und ihre Kontaktmöglichkeiten stets abrufen zu können.

Ist das nicht schön? Ich kann hier noch viele weitere Aufgabenbereiche aus meinem internationalen Projekt aufzählen. Wie ihr seht, ist die Liste der Aufgaben lang, jedoch wahnsinnig interessant. Besonders froh bin ich dabei über die abwechslungsreichen Bereiche und die harmonische Zusammenarbeit. Der positive Umgang untereinander ist nur einer der Erfolgsfaktoren, die den Verein und seine Mitglieder stetig vorantreiben.